INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Společnost Dostupné bydlení České spořitelny, a.s., IČO: 14261928, se sídlem Budějovická 1912/64b, Krč, , 140 00 Praha 4 (dále také jako „DBČS“ nebo „my“) zajišťuje projekt dostupného bydlení, který si klade za cíl usnadnit zaměstnancům partnerů DBČS a dalším osobám, které DBČS společně s partnery určí (dále jako „partner“), případně jiným osobám vykonávajícím tzv. podporované profese, situaci s nedostatkem dostupného bydlení.
- Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů: poverenec@csas.cz
Tento dokument informuje všechny subjekty údajů, tj. zájemce o dostupné bydlení, potenciální zájemce, nájemce a další osoby, jejichž osobní údaje budou zpracovávány (dále také jako „Vy“), o tom, jaké osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem, po jak dlouhou dobu, a jaká jsou v souvislosti se zpracováním osobních údajů jejich práva. Souborným termínem „my“ máme na mysli společnost Dostupné bydlení České spořitelny a dále veškeré SPV, jak uvádíme níže.
Tento dokument je vypracován v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jako „GDPR“).
Nemovitosti, které budou k bydlení sloužit, jsou vlastněny samostatnými společnostmi (dále také souhrnně jako „SPV“), jež jsou v našem 100% vlastnictví (společně s SPV budeme plnit roli společných správců osobních údajů dle čl. 26 GDPR, my jsme ale povinnosti SPV, jakožto vlastník těchto společností, převzali a máme odpovědnost za plnění povinností dle GDPR, zejména pokud jde o výkon práv subjektů údajů a povinnosti poskytovat informace dle čl. 13 a 14 GDPR). Tyto SPV budou komunikovat se zaměstnanci, kteří budou mít o bydlení zájem (dále jako „zájemci o bydlení“) a zaměstnanci, kteří již uzavřeli nájemní smlouvu (dále jako „nájemci“), vyhodnocovat splnění podmínek nabídek bydlení, uzavírat nájemní smlouvy apod. (činnosti evidence a správy nemovitostí mohou být provozovány prostřednictvím správce nemovitostí). Kontaktní údaje a další identifikační údaje konkrétního SPV jako dalšího společného správce tak naleznete v dalších dokumentech, které společně budeme uzavírat.
Proces výběru a posouzení vhodnosti zájemce pro účely dostupného bydlení bude probíhat prostřednictvím portálu, který bude přístupný na doméně partner.dostupnebydlenics.cz (dále jako „portál“). Na zmíněném portálu si zájemce může vybrat bydlení a vyplnit formulář, prostřednictvím kterého tento zájem vyjádří.
Je pro nás důležité, aby bylo s osobními údaji zájemců, nájemců i dalších osob nakládáno odpovědně. V těchto informacích o zpracování tak popisujeme, jaké Vaše osobní údaje, jakožto správci osobních údajů, zpracováváme, proč tak činíme, komu Vaše údaje předáváme, jaká máte vůči nám práva a jak je můžete vykonat.
A. osobní údaje, které zpracováváme
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro posouzení žádosti o bydlení, případné uzavření nájemní smlouvy, následné evidenci nájemců či za jiným účelem, popsaným v tomto dokumentu.
Zpracováváme zejména údaje, které jste nám sami poskytli, či které nám poskytl Váš zaměstnavatel k ověření Vašeho zaměstnaneckého poměru. Dále zpracováváme Vaše osobní údaje, které jsme získali při Vašem užívání portálu, při komunikaci s námi (skrze kontaktní formulář v rámci portálu, prostřednictvím e-mailu či jiných komunikačních prostředků), při zpracování Vaší žádosti o bydlení a při přípravě a trvání nájemní smlouvy apod., jakož i údaje odvozené od těchto údajů. Dále také zpracováváme osobní údaje členů Vaší domácnosti, a to za účelem posouzení splnění podmínek dostupného bydlení.
Pro přehlednost jsme zpracovávané osobní údaje rozdělili do následujících kategorií:
· Identifikační údaje, jako jsou například jméno, příjmení nebo uživatelské jméno. Tyto jsou potřebné pro identifikaci zájemce, zařazení do posuzovacího procesu a také pro vedení v databázi.
· Kontaktní údaje, jako jsou například adresa trvalého pobytu, kontaktní adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa. Tyto jsou potřebné pro komunikaci s Vámi.
· Údaje související se zaměstnáním, jako jsou informace o zaměstnavateli, o pracovní pozici, o pracovněprávním vztahu, v odůvodněných případech budeme požadovat i údaje týkající se výše mzdy či jiného příjmu Vás či členů Vaší domácnosti (tyto údaje můžeme požadovat v rámci čestného prohlášení, že podíl výše nájemného dle nájemní smlouvy nebude přesahovat 40 % z celkového měsíčního čistého příjmu domácnosti, čestné prohlášení bude požadováno vždy) a existence a výše srážek ze mzdy či jiného příjmu.
· Ekonomické a finanční informace, jako je číslo bankovního účtu, bezdlužnost vůči Finančnímu úřadu, České správě sociálního zabezpečení a příslušné zdravotní pojišťovně, bezdlužnost vůči nám či dalším subjektům, existence záznamu v Centrální evidenci exekucí a Insolvenčním rejstříku.
· Údaje související s vlastnictvím nemovitých věcí a s předchozími nájemními vztahy, jako jsou údaje o existenci vlastnického práva k nemovité věci na území hlavního města Prahy, o členství v bytovém družstvu, o právu užívat obecní byt či jakoukoliv nemovitou věc (nebo její část) určenou k bydlení, která je v našem vlastnictví či správě. Dále budeme požadovat údaje o tom, že v posledních 5 letech před podáním žádosti o pronájem bytu s Vámi nebyla ukončena nájemní smlouva z důvodu porušení povinností nájemce výpovědí z nájmu ze strany pronajímatele.
· Údaje o komunikaci, tj. informace o komunikaci s Vámi, jako jsou například e-maily apod.
· Údaje o užití portálu, tj. informace o užití naší stránky a Vašem chování na stránce, jako jsou například IP adresy a logy z HTTP protokolu o užití stránky získané prostřednictvím Vašeho zařízení užitého k přístupu na web a dále akceptace souborů cookies.
Konkrétní rozsah osobních údajů se může lišit podle toho, o jaký projekt dostupného bydlení se jedná a jaké konkrétní podmínky máme dohodnuté s konkrétním partnerem.
B. Účely zpracování osobních údajů a doba zpracování osobních údajů
Vaše osobní údaje zpracováváme jako správce osobních údajů pro níže uvedené účely zpracování, na základě zde uvedených právních základů, po omezenou dobu a jen ve zde popsaném rozsahu.
B.1 Vyhodnocení žádostí zájemců
Osobní údaje zpracováváme primárně za tím účelem, abychom mohli vyhodnotit Vaši žádost o pronájem v rámci projektu dostupné bydlení, tedy pokud si v rámci portálu vybíráte nabídku, dále když vyplňujete kontaktní formulář a v rámci přenosu údajů prostřednictvím e-mailu.
Správci pro tento účel zpracování osobních údajů jsme my, případně my a také konkrétní partner, u kterého máte pracovní či obdobný poměr.
Za tímto účelem zpracováváme Vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, vykonávanou profesi, příp. osobní číslo zaměstnance a budete muset odpovědět (či zakliknout), zda splňujete vybrané podmínky (např. zda proti Vaší osobě není vedeno exekuční řízení či zda nejste vlastníkem nemovité věci v hlavním městě Praze apod.).
Tyto osobní údaje (především údaje ohledně pracovního poměru, příjmu a případných srážek ze mzdy) budeme sdílet i s Vaším zaměstnavatelem (a naším partnerem) k potvrzení Vaší vhodnosti jako zájemce. Uvedené nicméně neplatí, nejste-li zaměstnancem našeho partnera.
Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem spočívající v zajištění možnosti nabídky bydlení pro vybrané zájemce a nezbytnost učinit kroky před uzavřením smlouvy.
Údaje z kontaktního formuláře a údaje, které byly předány prostřednictvím e-mailu budou zpracovávány po dobu šesti měsíců, pokud již nebudou potřeba pro žádný z dalších účelů uvedených níže.
B.2 Vytvoření databáze potenciálních zájemců
V případě zamítavého posouzení Vaší prvotní žádosti (např. pokud zatím nesplňujete vyžadované podmínky pro uzavření nájemní smlouvy apod.) či neexistence vhodné nabídky, můžeme v případě Vašeho souhlasu zařadit Vaše osobní údaje do databáze potenciálních zájemců o dostupné bydlení.
Za tímto účelem zpracováváme Vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, vykonávanou profesi, příp. osobní číslo zaměstnance a budete muset odpovědět (či zakliknout), zda splňujete vybrané podmínky (např. zda proti Vaší osobě není vedeno exekuční řízení či zda nejste vlastníkem nemovité věci v hlavním městě Praze apod.).
Právním základem pro toto zpracování je Váš souhlas, který nám udělíte při odeslání formuláře pro zařazení do databáze potenciálních zájemců.
Tyto osobní údaje budeme zpracovávat až do odvolání Vašeho souhlasu, nebo do Vašeho vyřazení z databáze potenciálních zájemců z důvodu úspěšného uzavření nájemní smlouvy, nejdéle však po dobu 10 (deseti) let, nevyplývá-li z právních předpisů delší lhůta, nebo nestanovíme-li delší lhůtu.
B.3 Posouzení splnění podmínek pro uzavření nájemní smlouvy a plnění smluvních povinností vyplývajících z nájemního vztahu
Za účelem uzavření nájemní smlouvy (primární žádost zájemce byla vyhodnocena kladně) zpracováváme Vaše identifikační údaje, kontaktní údaje a dále údaje ohledně počtu členů Vaší domácnosti, kopii Vašeho občanského průkazu nebo cestovního pasu a údaje získané z těchto dokladů (či platné a účinné potvrzení o dlouhodobém nebo trvalém pobytu v případě cizích státních příslušníků).
Budeme také zpracovávat údaje související se zaměstnáním, ekonomické a finanční informace, údaje související s vlastnictvím nemovitých věcí či právem užívat obecní byt (nebo jakoukoliv nemovitou věc, která je ve vlastnictví či správě partnera), s předchozími nájemními vztahy a případně též údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů. Některé tyto údaje (především ekonomické a finanční a údaje související s vlastnictvím nemovitých věcí) budeme zpracovávat i od členů Vaší domácnosti.
Tyto osobní údaje (především údaje ohledně pracovního poměru, příjmu a případných srážek ze mzdy) si můžeme potvrdit s Vaším zaměstnavatelem, pokud je naším partnerem, a dále je můžeme zpracovávat prostřednictvím správce nemovitostí, který bude zprostředkovat správu nemovitostí v rámci projektu dostupného bydlení, a dále evidenci nájemců, komunikaci s nimi a další činnosti spojené s nemovitostmi.
Právním základem pro toto zpracování je plnění nájemní smlouvy mezi Vámi a námi a náš oprávněný zájem na plnění jakékoliv uzavřené smlouvy.
Tyto osobní údaje budeme zpracovávat po dobu účinnosti nájemní smlouvy, nejdéle však po dobu 10 (deseti) let, nevyplývá-li z právních předpisů delší lhůta, nebo nestanovíme-li delší lhůtu.
B.4 Ochrana našich práv a právních zájmů
Vaše údaje můžeme zpracovávat za účelem ochrany našich práv a právních zájmů. Zejména v souvislosti s jednáním u soudních orgánů a jiných orgánů veřejné moci, případně v souvislosti s interním vyřízením Vašich nároků.
Za tímto účelem zpracováváme Vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje ze smluvního vztahu, ekonomické a finanční údaje, údaje související s vlastnictvím nemovitých věcí a s předchozími nájemními vztahy, údaje o komunikaci a údaje o užití portálu.
Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na ochraně našich práv. Údaje jsou zpracovávány maximálně do uplynutí 10 let od ukončení nájemní smlouvy (popř. v případě zahájení sporu i déle).
B.5 Plnění zákonných povinností
Můžeme také zpracovávat Vaše osobní údaje, abychom splnili právní naše právní povinnosti, zejména v oblasti účetní a daňové. Současně potřebujeme být připraveni poskytovat součinnost státním orgánům, pokud k tomuto budeme povinni podle zákona.
Za tímto účelem zpracováváme Vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje o užití portálu, platební údaje a údaje o komunikaci.
Právním základem pro toto zpracování je plnění našich právních povinností. Údaje jsou zpracovány po dobu stanovenou právními předpisy.
B.6 Analýza návštěvnosti portálu (analytika)
Vaše osobní údaje zpracováváme pro porozumění způsobu, jakým návštěvníci užívají náš web. V rámci tohoto účelu tak můžeme monitorovat návštěvnost našeho webu, optimalizovat jej a obecně učinit návštěvu webu plynulejší a uživatelsky přívětivější.
Za tímto účelem zpracováváme Vaše identifikační údaje, údaje o užití portálu, a to na základě našeho oprávněného zájmu na získání informací o užití našeho portálu pro jeho další vývoj. Osobní údaje jsou zpracovávány do uplynutí nanejvýše 1 roku od Vaší návštěvy portálu.
S Vaším souhlasem dále za tímto účelem můžeme zpracovávat informace z cookies, které nám usnadňují učinit podrobnější analýzy návštěv portálu (analytické cookies), kdy při tomto mohou být Vaše osobní údaje rovněž předávány třetím stranám. Právním základem pro zpracování je zde tak Váš souhlas, který jste udělili přes cookies lištu. Osobní údaje jsou zpracovávány do odvolání Vašeho souhlasu, ale v každém případě nejvýše do uplynutí 1 roku od Vaší návštěvy portálu.
B.7 Případný marketing a nabídky zájemcům
Pokud budete souhlasit, zařadíme Vás do seznamu kontaktů pro nabídku dalších produktů, a to i od dalších našich partnerů.
Za tímto účelem bychom zpracovávali Vaše identifikační údaje, kontaktní údaje a údaje o užití portálu.
Právním základem bude souhlas se zpracováním osobních údajů. Osobní údaje jsou zpracovávány do odvolání Vašeho souhlasu, ale v každém případě nejvýše do uplynutí 2 let od udělení souhlasu.
Jako správce osobních údajů určujeme výše uvedené účely, za nimiž získáváme a zpracováváme Vaše osobní údaje, volíme prostředky zpracování Vašich údajů a jsme odpovědni za řádné zpracování takových údajů. Můžeme sdílet Vaše osobní údaje s ostatními společnostmi v naší skupině (primárně SPV), které rovněž zpracovávají údaje v souladu s tímto dokumentem.
Portál nám pomáhá spravovat také společnost Česká spořitelna, a. s., která zajišťuje technický chod, odstraňování chyb a hosting portálu.
Současně můžeme sdílet osobní údaje s našimi partnery za účelem vyhodnocení Vaší žádosti. Tito partneři vystupují jako správci osobních údajů a pro vyhodnocení vystupujeme s partnerem jako společní správci. Uvedené platí v případě, jste-li zaměstnancem našeho partnera.
Dále můžeme osobní údaje sdílet se třetími stranami, které nám pomáhají poskytovat Vám naše služby. Tyto strany vystupují jako naši zpracovatelé osobních údajů a budou zpracovávat osobní údaje pouze pro nás, v rámci našich účelů zpracování uvedených výše (jako je např. správce nemovitosti).
Vaše osobní údaje mohou být rovněž sdíleny dále, a to například s analytickými nástroji či úložišti dat, pokud jsme získali Váš souhlas pro takové sdílení. Konkrétně se jedná o Google Analytics a Microsoft OneDrive.
Vedle tohoto můžeme v rámci účelu „Ochrana našich práv a právních zájmů“ a „Plnění zákonných povinností“ sdílet Vaše osobní údaje s určitými třetími stranami v postavení správců údajů, pokud jsme k tomuto povinni na základě příslušné legislativy (zejména orgány správy, policejní orgány a soudní orgány).
Pokud sdílíme Vaše osobní údaji se správci a zpracovateli ve třetích zemích (mimo EHP), činíme tak jen v případě, kdy je zde rozhodnutí Evropské komise, že určitá země mimo EHP zajišťuje dostatečnou úroveň ochrany údajů, včetně případů, kdy správci či zpracovatelé přijali dodatečná opatření ochrany údajů, například Závazná podniková pravidla (BCR) nebo Standardní smluvní doložky (SCC).
D. Vaše práva při zpracování a možnost jejich výkonu
Níže jsou uvedena Vaše práva. Všechna práva můžete uplatnit na kontaktní adrese uvedené výše v tomto dokumentu.
D.1 Právo na přístup
Máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje či nikoli.
Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte současně právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době zpracování, právu na opravu, výmaz, omezení zpracování a podání námitky proti zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu a o zdrojích osobních údajů (tyto informace již jsou uvedeny v tomto dokumentu).
Stejně tak nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. První kopii poskytujeme bezplatně, další již mohou být zpoplatněny. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.
D.2 Právo odvolat souhlas
Máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu však nemá vliv na oprávněnost zpracování před udělením takového souhlasu, a nepovede ani k ukončení zpracování osobních údajů, které již byly anonymizovány.
D.3 Právo na opravu
Máte právo požadovat od nás opravu nepřesných osobních údajů, které se Vás týkají. Podle účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
D.4 Právo na výmaz (právo být zapomenut)
Máte právo požadovat výmaz Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:
· Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány;
· odvoláte souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další důvod pro jejich zpracování:
· vznesete námitku proti zpracování a neexistují další převažující důvody pro zpracování, popř. vznesete námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu;
· osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy.
Toto právo však nemůžete uplatnit v případě, kdy je zpracování potřebné pro splnění našich právních povinností či nám svěřených úkolů ve veřejném zájmu nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.
D.5 Právo na omezení zpracování
Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:
· popíráte přesnost Vašich osobních údajů; v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření přesnosti osobních údajů;
· zpracování je v rozporu s právními předpisy a místo výmazu budete požadovat omezení zpracování osobních údajů;
· Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány, avšak Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
· vznesli jste námitku proti zpracování osobních údajů; v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření, zda naše oprávněné zájmy převažují.
D.6 Právo na přenositelnost
Máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě Vašeho souhlasu nebo pro splnění smlouvy. Tyto údaje předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu Vám či Vámi určenému správci, pokud to je technicky proveditelné. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.
D.7 Právo na námitku
Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše údaje přestaneme zpracovávat, pokud neexistují další převažující důvody pro zpracování či pokud není zpracování potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, popř. pokud vznesete námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu.
Vedle možnosti uplatnění práv u naší společnosti také můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřadu pro ochranu osobních údajů sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.